Пользование электронной почтой: привычки, которые раздражают
У пользователей электронной почтой существуют некоторые привычки, которые раздражают. Например:
Не отвечать на письма, которые требуют ответа
Если к вам обратились с вопросом, дайте ответ! Если человек не получит этот ответ, он подумает, что его письмо просто не дошло. Обычно у людей, не отвечающих на почту, есть несколько оправданий...
1) Не было времени.
2) Не могу помочь. / Не знаю ответа.
В первом случае виновата лень. Написать краткий ответ можно меньше, чем за минуту.
Во втором случае необходимо отправить письмо, чтобы человек не думал, что вы игнорируете его. Наберите текст: ”Я не могу помочь.”.
Это займет несколько секунд. Такой ответ – тоже помощь, пусть и незначительная. Вы дадите знать человеку, то на вас надеяться не стоит и сэкономите ему время. Вместо того, чтобы дожидаться вашего ответа, он будет искать помощь в другом месте. Если у вас нету ответа в данный момент, оповестите, когда он будет.
Не соблюдать правила грамматики
Людей, чья грамматика совершенна, не так уж много. Но одно дело – лишняя запятая или “а” вместо ”о” и совсем другое дело – опечатка в каждом слове и полное отсутствие знаков препинания.
Грамматические правила придуманы не просто так, они делают восприятие текста более удобным. Вот некоторые ошибки:
1) Заглавные буквы. Не забывайте, что предложения начинаются с заглавной буквы. Текст, написанный полностью в нижнем регистре, воспринимается сложнее.
2) Правильно построенные предложения. Не поленитесь продумать каждое предложение в вашем письме. Если вы отправите бессмысленный набор слов, понятный только вам, вы вряд ли дождетесь ответа. Помните, каждая отдельная мысль – это отдельное предложение. Не мешайте их все в одну кучу.
3) Если не можешь сказать, не пиши. Просто удивительно, насколько бессвязными бывают электронные письма. Прежде, чем нажать “отправить”, подумайте - изъясняетесь ли вы так в жизни? К тому же не забудьте, что при живой речи нам помогает правильно подобранные интонация и мимика, которую не может передать монитор компьютера.
Писать все в один абзац
Старайтесь, чтобы каждый абзац вашего текста включал не более шести предложений. Помните, что каждая новая мысль должна начинаться с нового абзаца. Отсутствие таковых не так страшно, если ваше письмо не очень объемное. Если же текст занимает 2-3 страницы, оно не может не раздражать.
Неудачно шутить
Человек по другую сторону монитора не знает – шутите ли вы или нет. Наш сарказм, остроумие, иронию – все этомы выражаем голосом, жестами и интонациями.
Иногда шутки, содержащиеся в тексе, могут быть не совсем понятны. Даже использование смайликов не всегда помогает. Подмигивающая улыбка в конце строки не может заменить человеческую мимику. Используя юмор в свое письме, хорошо подумайте, понятен ли он будет адресату.
Похожий материал по данной тематике:
Мы не ценим время настолько, насколько оно этого заслуживает. Исправить это можно, прибегнув к помощи древней техники
Сформулируйте собственные правила для управления вашим временем или возьмите на вооружение эти
Мозговой штурм - метод поиска решения проблемы, при котором каждый выдвигает любую идею, какой бы глупой она не казалась. Это весело и полезно.
Мы имеем тенденцию выбирать более сложное решение. В данной статье сравнивается простой и сложный образ мыслей
Вам нужна лишь одна ручка. Есть три главных выгоды от сокращения количества орудий письма на вашем столе...
Топ 10 лучших статей раздела
- Основы тайм менеджмента. 10 самых полезных инструментов.
- 19 Цитат великих мафиози
- Китайская традиция: 9 принципов управления
- Основные ошибки руководителя в управлении персоналом
- Как правильно мотивировать зарплатой?
- Куда уходят деньги? Виды расходов
- Чем опасно состояние многозадачности?
- Как научиться планировать
- Деловые коммуникации: Предупреждаем ошибки в общении 2
- Как сделать мозговой штурм абсолютно неэффективным